Introducere

Notificare

Materialul din acest manual are doar scop informativ. Produsele pe care le descrie pot fi modificate fără notificare prealabilă, datorită programului de dezvoltare continuă al producătorului/clientului.

Smart Eco Plus s.r.l. nu face nicio declarație sau garanție cu privire la acest manual sau cu privire la produsele descrise aici.

Smart Eco Plus s.r.l. nu va fi răspunzător pentru niciuna dintre daune, pierderi, costuri sau cheltuieli, directe, indirecte sau incidentale, consecințe sau speciale, care decurg din sau sunt legate de utilizarea acestui material sau a produselor descrise aici.

Informațiile din acest document sunt considerate a fi corecte și de încredere. Cu toate acestea, Smart Eco Plus s.r.l. nu oferă nicio declarație sau garanție, expresă sau implicită, cu privire la acuratețea sau caracterul complet al acestor informații și nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării acestor informații. Smart Eco Plus s.r.l. își rezervă dreptul de a aduce modificări informațiilor publicate în acest document, inclusiv, fără limitare, specificațiile și descrierile produselor, în orice moment și fără notificare. Acest document înlocuiește și înlocuiește toate informațiile furnizate înainte de publicarea acestuia.

Despre acest ghid

Prezentul ghid de utilizare este dedicat pentru PORTALSEP.ro iar conceptul, formatul, culorile, denumirile, textele, fotografiile, filmele sau documentele (în sensul larg design-ul și conținutul) aparțin Smart Eco Plus s.r.l. sau proprietarilor de drept (partenerii noștri) și sunt protejate împotriva reproducerii de orice formă de legile privind drepturile de autor din România și Uniunea Europeană. Reproducerea parțială sau integrală a conținutului fără acordul prealabil în scris al Smart Eco Plus s.r.l. este ilegală și va fi tratată ca atare.

Pentru folosirea corespunzătoare, vă rugăm să utilizați acest produs exclusiv în conformitate cu instrucțiunile de operare detaliate în prezentul manual. Înainte de accesare, vă rugăm să vă asigurați că s-au parcurs toți pașii necesari. Caracteristicile portalului pot fi supuse modificării, fără notificarea prealabilă. Imaginile prezente în acest ghid de utilizare sunt cu titlu informativ și pot diferi de imaginile reale.

Ghidul utilizatorului se aplică pentru utilizatorii PORTALSEP.ro, iar această documentație se referă atât la clienții Asociații de Proprietari cât și la clienții Proprietari/Chiriași.

Capitolul 1 – Prezentarea produsului

PORTALSEP.ro este o aplicație web, de ultimă generație, pentru vizualizarea interactivă a componentelor principale în respectarea legislației în vigoare privind eficiența energetică.

Enumerăm fără a ne limita la:

• Legea 121/2014 privind eficiența energetică - Îmbunătățirea eficientă energetică este un obiectiv strategic al politicii energetice naționale, datorită contribuției majore pe care o are la realizarea siguranței alimentarii cu energie.
• Legea nr. 196/2021 pentru modificarea și completarea Legii serviciului public de alimentare cu energie termică nr.325/2006, pentru modificarea alin. (5) al art. 10 din Legea nr.121/2014 privind eficiența energetică și pentru completarea alin. (3) al art.291 din Legea nr.227/2015 din Codul fiscal.
• Ordinul 7/2024 al ANRE - Regulament privind repartizarea consumurilor de energie termică între consumatorii din imobilele de tip condominiu, în cazul folosirii sistemelor de repartizare a costurilor pentru încălzire și apă caldă de consum.

Interacțiuni multiple: cu aplicația web partenerii noștri sunt direct implicați și participă la o viață sustenabilă, având la dispoziție toate uneltele necesare pentru reducerea amprentei de CO2, printr-un stil de consum eficient din punct de vedere energetic.

Multidisciplinar: cu ajutorul aplicației web se pot accesa sfaturi utile pentru o gamă variată de produse.

Multiutilizator: în procesul de acces se pot valida informațiile atât de către proprietar cât și de către reprezentantul asociației.

Integrare: aplicația web permite, nativ, generarea de informații (fișiere) pentru importul direct în aplicațiile folosite pentru managementul asociațiilor de proprietari (Bloc Manager, Vsoft, Avizier, etc.).

Capitolul 2 – Accesarea produsului

2.1 Cerințele sistemului

2.1.1 Sistem de operare WINDOWS

Pentru a accesa https://portalsep.ro este necesar ca dispozitivul să îndeplinească următoarele cerințe minime:

• Windows 7/8/8.1/10
• Procesor: Core 2, Dual Core 2,4G sau mai mare.
• RAM 1G (1G recomandat mai sus)
• Browser web: Edge, Chrome, Firefox..
• 1G de spațiu liber hard disc (pentru descărcări fișiere, etc)
• Rezoluție ecran: 1024×768 sau superior

2.1.2 Sistem de operare Android / iOS

Pentru a accesa https://portalsep.ro este necesar ca dispozitivul să îndeplinească următoarele cerințe minime:

• Android 4.4 / iOS 10 sau mai mare
• RAM 2G (sau mai sus)
• Browser web: Chrome, Firefox, Safari
• 1G de spațiu liber (pentru descărcări fișiere, etc)

2.2 Accesare

Accesați pagina web: https://portalsep.ro sau https://www.portalsep.ro

AȘA NU !!! ✗

2.3 Creare cont – ASOCIAȚIE DE PROPRIETARI

Pentru a avea un parcurs cât mai ușor pentru crearea unui cont pe portalsep.ro trebuie să parcurgeți următoarele etape:

• Semnați un contract de prestări servicii cu Smart Eco Plus s.r.l.
• Contractul semnat și înregistrat în aplicația de defalcare a costurilor, generează un COD unic.
• Adresa de email atașată contractului devine principală, astfel doar în combinația corectă COD + EMAIL se poate adăuga un cont online.
• În lipsa unui COD pentru contul online, acesta se poate solicita printr-un email către portalsep@smartecoplus.ro în care să specificați:
  • Numărul de contract
  • Data contractului
  • C.U.I. Asociație de Proprietari

2.4 Creare cont – FIRME DE ADMINISTRARE

Pentru a avea un parcurs cât mai ușor pentru crearea unui cont pe portalsep.ro trebuie să parcurgeți următoarele etape:

• Asociația de Proprietari trebuie să aibă un contract de prestări servicii cu Smart Eco Plus s.r.l.
• Contractul semnat și înregistrat în aplicația de defalcare a costurilor, generează un COD unic.
• Adresa de email atașată contractului devine principală, astfel doar în combinația corectă COD + EMAIL se poate adăuga un cont online.
• Asociația de Proprietari împuternicește firma de administrare pentru accesul online.
• În lipsa unui COD pentru contul online, acesta se poate solicita printr-un email către portalsep@smartecoplus.ro în care să specificați:
  • Numărul de contract
  • Data contractului
  • C.U.I. Asociație de Proprietari
  • Documentul care atestă împuternicirea din partea asociației.

2.5 Creare cont – PROPRIETAR/CHIRIAȘ

Pentru a avea un parcurs cât mai ușor pentru crearea unui cont pe portalsep.ro trebuie să parcurgeți următoarele etape:

• Asociația de Proprietari trebuie să aibă un contract de prestări servicii cu Smart Eco Plus s.r.l.
• Contractul semnat și înregistrat în aplicația de defalcare a costurilor, generează un COD unic pentru Asociația de Proprietari și un COD unic pentru APARTAMENT.
• Adresa de email atașată contractului devine principală, astfel doar în combinația corectă COD + EMAIL se poate adăuga un cont online.
• În lipsa unui COD pentru contul online, acesta se poate solicita printr-un email către portalsep@smartecoplus.ro în care să specificați:
  • Numărul de contract/Numărul de pe Procesul Verbal de montaj
  • Data contractului/Data Proces Verbal de montaj
  • Adresa imobilului pentru care se face solicitarea, inclusiv numărul de apartament

Capitolul 3 – Accesarea portalului

Pentru accesarea portalului, în mod corespunzător, respectați cerințele de la Capitolul 2 după care urmați etapele de mai jos:

3.1 Acces către portal – general

În etapele de mai jos este prezentat modul de acces folosind o platformă windows, însă etapele sunt întocmai aplicabile și pentru accesul de pe mobile sau alt sistem de operare.

3.1.1 Deschide un browser

Recomandăm aceste browsere testate: Microsoft Edge, Google Chrome, Modzilla Firefox.

3.1.2 Accesează link-ul https://portalsep.ro

3.1.3 Fereastra de autentificare

În fereastra următoare este afișată opțiunea de autentificare, astfel dacă ai deja un utilizator trebuie doar să folosești credențialele tale.

3.2 Creare cont – General

3.2.1 Se apasă pe butonul „Creare cont"

3.2.2 În fereastra următoare adaugă informațiile solicitate

Utilizator – trebuie să fie unic și se folosește pentru autentificare

Parola – trebuie să fie unică și complexă (trebuie să conțină: litere mari, litere mici, cifre și semne)

Parola (verificare) – trebuie reintrodusă parola aleasă

Captcha – codul captcha ne ajută să împiedicăm crearea unui cont eronat – Căsuța trebuie să fie cu bifă "Nu sunt robot"

Email – adresa de email trebuie să fie identică cu email-ul din contract și să fie validă.

Nume (optional) – puteți adăuga un nume pentru identificare ușoară în cont

Cod (optional) – dacă ai obținut deja codul unic (conform pct. 2.3.2 /2.4.2/2.5.2) îl poți adăuga în această etapă. Acesta se poate adăuga și ulterior în cont.

Accepta termeni si conditii – prin bifare căsuță accepți termenii și condițiile prezentate în format electronic accesibil apăsând pe butonul Vezi aici textul.

Notă: model autocompletat – vă rugăm să folosiți opțiunile dvs.

Dacă toate datele sunt valide (nu aveți câmpuri semnalizate cu roșu) puteți apăsa butonul Creare cont.

3.2.3 Dacă avem un cont valid atunci mesajul următor este afișat pe ecran

Pentru a ne asigura că adresa de email este validă și aveți acces trebuie să validați link-ul primit pe email. Totodată ne asigurăm că sunt respectate regulamentele privind protecția datelor.

Apasă pe link-ul primit în email pentru activarea contului online. Ai la dispoziție 30 minute pentru validarea identității, altfel contul tău va rămâne inactiv și necesită activare manuală.

După apăsarea butonului CONTINUA ești redirecționat către fereastra de autentificare și poți accesa contul online folosind datele completate în etapa anterioară.

3.3 Creare cont – Am uitat parola

3.3.1

În cazul în care ai deja cont online dar ai uitat parola, atunci există opțiunea prin care aceasta se poate reseta și alege o nouă parolă, ce trebuie să respecte minimul de securitate prin alegerea unei parole ce trebuie să conțină litere mari, litere mici, cifre și semne.

3.3.2 Resetare parolă

Apasă pe butonul "Am uitat parola" astfel încât să poți alege o nouă parolă.

După completarea câmpurilor necesare se apasă pe butonul Trimite link generare parola

În cazul în care datele introduse nu sunt corecte un mesaj de avertizare este afișat.

Dacă toate datele au fost introduse corect, atunci un email este trimis automat, ce cuprinde un link, valabil temporar, pentru schimbarea parolei.

Dacă în 30 de minute nu s-a schimbat parola, atunci un mesaj de avertizare apare ulterior.

3.4 Creare cont – Autentificare

3.4.1

Pentru a te autentifica trebuie să introduci utilizatorul și parola, după care să validezi codul Captcha și să apeși butonul Autentificare.

3.4.2

În cazul în care apar erori sau nu te descurci pentru accesarea contului online, poți să ne trimiți un email către: portalsep@smartecoplus.ro și să ne detaliezi problemele întâmpinate printr-o descriere detaliată și eventual printscreen/captură ecran cu eroarea în cauză.

3.5 Creare cont – Adăugare COD

După autentificare, dacă nu s-a folosit codul unic atunci este necesar să fie adăugat manual, sau în cazul în care ai mai multe coduri poți să le adaugi manual.

3.5.1 Apasă pe butonul Conturi, din meniul orizontal

3.5.2 Apasă pe butonul ADAUGA, pentru a adăuga un nou cod

În acest pas, adresa de email este precompletată astfel trebuie doar adăugat COD-ul unic primit pe email sau evidențiat pe factura fiscală și se apasă butonul CONTINUA.

Dacă se adaugă codul greșit, nu este atribuit asociației sau adresa de email este greșită atunci serverul returnează mesajul de mai jos și trebuie reluate etapele de mai sus (pct. 3.4.1)

„Nu am gasit nici un cont cu acesti parametri"

Dacă s-a adăugat codul corect atunci se face identificarea tuturor blocurilor aferente Asociației de Proprietari.

După apăsarea butonului CONTINUA, sunt afișate conturile, iar dacă aveți mai multe COD-uri le puteți adăuga în această etapă.

3.5.3 Apasă pe butonul X, pentru a șterge un cont asociat.

Capitolul 4 – Ghid portal

Pentru folosirea corespunzătoare, vă rugăm să utilizați acest produs exclusiv în conformitate cu instrucțiunile de operare detaliate în prezentul manual. Înainte de accesare, vă rugăm să vă asigurați că s-au parcurs toți pașii necesari. Caracteristicile portalului pot fi supuse modificării, fără notificarea prealabilă. Imaginile prezente în acest ghid de utilizare sunt cu titlu informativ și pot diferi de imaginile reale.

4.1 Centralizatoare – Liste de plată

4.1.1

Centralizatoarele sunt afișate în ordinea imprimărilor, conform cu programul lunar agreat prin contract sau în limita timpului de generare.

În cazul în care lista de plată este necompletată, atunci sunt 2 situații:

• Contul atribuit asociației nu a fost adăugat corespunzător, astfel verifică pct. 3.5.
• Centralizatoarele nu au fost emise în luna în care a fost creat contul online, urmând ca acesta să fie actualizat automat de către server în zilele următoare.

4.1.2 Opțiunile afișate au și caracter de filtrare astfel:

Cont – afișează codul asociației dintr-o listă de selecție

Bloc – oferă posibilitatea să căutați după numărul blocului

Serv. – serviciul alocat blocului respectiv [ încălzire sau apă ]

Luna – opțiune afișată pe formatul AAAA-L [2022-4 anul 2022, luna 4/aprilie]

Data – afișează data de imprimare finală

Icon	Descriere
	XLSX – Tabel centralizator individual, în format excel (cuprinde total consum) – Export APA
	XLSX – Tabel centralizator general în format excel – Tabel centralizator APA
	HTML – Vizualizare Tabel centralizator general, în format de imprimare fizică/format pdf – Tabel centralizator
	HTML – Vizualizare Fișe Individuale, în format de imprimare, cu formatare A4/A5 – Fișe Individuale
	XLSX – Tabel centralizator individual, în format excel – Import în aplicații de gestiune imobile (apă index nou + încălzire consum MWh)
	XLSX – Tabel centralizator individual, în format excel – Export la nivel de Asociație – General
	XLSX – Tabel centralizator individual, în format excel – Import general Asociație, în aplicații de gestiune imobile

4.1.3 Etape pentru salvare documente:

1. Fișierele de tip Excel sunt automat generate și descărcate la apăsarea directă pe icon-ul necesar.

2. Fișierele de tip HTML sunt doar pentru vizualizare în aplicația deschisă, iar dacă se dorește salvarea acestor fișiere atunci puteți urma aceste etape:

• se apasă pe icon-ul dorit pentru vizualizare
• se efectuează click dreapta pe pagină
• se alege opțiunea de Print sau Imprimă
• în fereastra deschisă din zona Print (Destination) se alege opțiunea Save as PDF, după care se alege locația pentru salvare, se redenumește documentul și se apasă butonul Save.

4.2 Alarme – Sfaturi și Avertizări

4.2.1

Alarmele afișate sunt cu titlu informativ, având o detaliere corespunzătoare în conformitate cu specificațiile producătorului.

Model afișare alarme pentru contoare

4.2.2 Opțiunile afișate au și caracter de filtrare astfel:

Asociația – afișează numele asociației dintr-o listă de selecție

Adresa – oferă posibilitatea să căutați după numărul blocului sau cuvinte cheie.

Consumator – afișează numele proprietarului (sunt cazuri în care funcția GDPR este activă, astfel numele proprietarului este înlocuit cu numărul de apartament)

Serv. – serviciul alocat blocului respectiv [ încălzire sau apă ]

Luna – opțiune afișată pe formatul AAAA-L [2022-4 anul 2022, luna 4/aprilie]

Alarma – afișează tipul de alarmă

4.3 Evoluție consum – grafice și tabele ce cuprind evoluția consumului

4.3.1

Graficele de consum sunt afișate în ordinea imprimărilor, conform cu programul lunar agreat prin contract sau în limita timpului de generare. Istoricul afișat este în comparație "pe ultimele 12 luni active".

Aveți posibilitatea de filtrare a datelor afișate pe grafic utilizând funcția de Reprezintă: însă doar în limita a 10 imobile/scări/grafic.

• Fiecare bloc
• Total asociație

Model de afișare Consum

Evoluția consumului total înregistrat pe apometrele instalate în apartamente.

Model de afișare Consumul total lunar la nivel de bloc

Model de afișare Consumul total lunar la nivel de total asociație

4.3.2 Opțiunile afișate au și caracter de filtrare astfel:

Asociația – afișează numele asociației dintr-o listă de selecție

Bloc – oferă posibilitatea să căutați după numărul blocului

Sv. – serviciul alocat blocului respectiv [ apă rece, apă caldă, apă caldă (energie) încălzire (energie) ]

Luna – opțiune afișată pe formatul AAAA-L [2022-4 anul 2022, luna 4/aprilie]

Filtrul adițional oferă posibilitatea de selecție unică iar la final se apasă butonul Filtrează.

• fiecare bloc
• total asociație

4.4 Blocuri – informații suplimentare

4.4.1 În tabel sunt afișate detalii cu privire la perioada contractuală

• Număr contract
• Data contract
• Data expirare contract
• Număr de apartamente
• Număr de apartamente branșate
• Număr de apartamente cu Centrală Termică
• Număr de apartamente cu Robineți închiși
• Număr de repartitoare/contoare

4.5 User – informații suplimentare

4.5.1 În acest meniu se pot face modificări cu privire la:

• Nume
• Schimbare parolă

Pentru a salva modificările apăsați butonul CONTINUA, iar pentru a renunța se apasă butonul RENUNTA.

4.5.2

Pentru schimbarea parolei se apasă pe butonul SCHIMBA PAROLA și un nou meniu este afișat, în care trebuie completată o nouă parolă și apoi reintrodusă pentru confirmare, apoi se apasă butonul CONTINUA.

4.6 Logout – delogare în siguranță

4.6.1

Recomandăm de fiecare dată ca închiderea aplicației PORTALSEP.ro să se facă apăsând butonul Logout/Ieșire, astfel eliminăm posibilitatea accesului nesupravegheat în aplicație.

Suplimentar am introdus o funcție de Logout/Ieșire automată după o perioadă de inactivitate în aplicație de 15 minute, astfel după această perioadă este necesară o nouă autentificare.

4.7 Documente – corespondență

4.7.1

Modulul Documente este special adăugat pentru a facilita schimbul de informații dintre Smart Eco Plus s.r.l. și reprezentantul Asociației de Proprietari.

Documente:

• Contract în format .PDF
• Acte adiționale
• Notificare
• Metodologie calcul
• Raport BRML (istoric metrologic)

Menționăm faptul că butonul Documente este momentan doar pentru o serie de parteneri, urmând să extindem, progresiv, astfel încât toți partenerii să beneficieze de această opțiune.

4.8 Info – afișare informații

4.8.1

Modulul Info este special adăugat pentru a facilita schimbul de informații dintre Smart Eco Plus s.r.l. și reprezentantul Asociației de Proprietari, astfel încât să respectăm principiul transparenței.

Info:

• Produse și servicii din portofoliu
• Întrebări și Răspunsuri
• Contact

Menționăm faptul că butonul Info este momentan redirecționat către o pagină dedicată acestor tipuri de informații folositoare în relația prestator de servicii – client.

4.9 Factura – afișare factură

4.9.1

Modulul Factura este special adăugat pentru a facilita schimbul de informații dintre Smart Eco Plus s.r.l. și reprezentantul Asociației de Proprietari, astfel încât să respectăm principiul transparenței.

Factura curentă:

• RO e-factura – în format PDF (model oficial ANAF)

Menționăm faptul că butonul Factura este momentan doar pentru o serie de parteneri, urmând să extindem, progresiv, accesul astfel încât toți partenerii să beneficieze de această opțiune.